Zarządzenia Prezesa NSA

Zarządzenie nr 30

Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego

z dnia 26 maja 2022 r.

w sprawie anonimizacji i udostępniania orzeczeń sądów administracyjnych za pośrednictwem systemów informatycznych[1]

 

Na podstawie art. 34 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 137) w związku z art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret trzecie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U.
z 2022 r. poz. 902) oraz § 9 ust. 1 pkt 6 i § 16 pkt 2 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 4 lipca 2020 r. – Regulamin Naczelnego Sądu Administracyjnego (Dz. U. poz. 1202)  zarządza się, co następuje:

§ 1.

Zarządzenie określa zasady:

1) gromadzenia, przechowywania oraz udostępniania w Centralnej Bazie Orzeczeń i Informacji o Sprawach (CBOIS), zwanej dalej „Centralną Bazą”, orzeczeń sądów administracyjnych, opracowań dotyczących orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego i wojewódzkich sądów administracyjnych, a także informacji o sprawach rozpoznawanych w sądach administracyjnych;

2) udostępniania przez Internet, za pośrednictwem Centralnej Bazy Orzeczeń Sądów Administracyjnych (CBOSA), orzeczeń sądów administracyjnych oraz uchwał Naczelnego Sądu Administracyjnego;

3) nadzoru nad anonimizacją orzeczeń.

§ 2.

1. Centralna Baza zawiera:

1) elektroniczne wersje orzeczeń sądów administracyjnych gromadzonych w systemie do obsługi spraw orzekanych, zwanym dalej „OSO”;

2) informacje o sprawach rozpoznawanych w sądach administracyjnych, gromadzonych w systemie OSO poszczególnych sądów;

3) opracowania dotyczące orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz wojewódzkich sądów administracyjnych.

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o orzeczeniach, należy przez to rozumieć również uchwały Naczelnego Sądu Administracyjnego, o których mowa w art. 15 § 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z  2023 r. poz. 1634 ze zm.).

3. Wykaz informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 2, określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 2a.

1. Administratorami danych osobowych przetwarzanych w sądowych systemach teleinformatycznych, o których mowa w § 1 pkt 1 i 2, są prezesi właściwych sądów administracyjnych w zakresie dotyczącym danych gromadzonych w tych sądach.
2. W zakresie wskazanym w ust. 1 prezesi właściwych sądów administracyjnych odpowiadają za przetwarzanie danych osobowych w sposób zgodny z prawem, w szczególności:

1. zapewniają prawidłowe funkcjonowanie Centralnej Bazy w zakresie ich dotyczącym;
2. wyznaczają pracowników nadzorujących wprowadzanie danych do Centralnej Bazy;
3. zapewniają nadzór nad prawidłowością i terminowością wpisów dokonywanych w Centralnej Bazie;
4. zapewniają kontrolę i weryfikację poprawności anonimizacji orzeczeń opublikowanych w CBOSA i usunięcie z nich danych chronionych prawem;
5. zapewniają szkolenia z zasad prawidłowej anonimizacji.

§ 3.

1. Dane, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2 i 3, sądy administracyjne wprowadzają do Centralnej Bazy za pośrednictwem systemu OSO, na zasadach i w terminach przewidzianych w zarządzeniu.

2.  Opracowania dotyczące orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego i wojewódzkich sądów administracyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 3, wprowadza do Centralnej Bazy Biuro Orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego.

§ 4.

1. Kierownik sekretariatu wydziału orzeczniczego lub pracownik przez niego upoważniony rejestruje nową sprawę w systemie OSO i uzupełnia wpisy.

2. Pracownik, o którym mowa w ust. 1, wprowadza do systemu OSO orzeczenia i informacje o stanie rozpoznawanych spraw niezwłocznie po ich uzyskaniu, w szczególności:

1) sentencję orzeczenia - w terminie 3 dni od dnia wydania;

2) uzasadnienie orzeczenia - w terminie 7 dni od jego podpisania przez skład orzekający;

3) kartę informacyjną orzeczenia - w terminie 3 dni od dnia przedłożenia przez asystenta sędziego.

3. Wzór karty informacyjnej orzeczenia określa zarządzenie nr 8 Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 kwietnia 2006 r. w sprawie ustalenia wzorów formularzy druków przeznaczonych do rutynowych czynności w sądach administracyjnych[2].

§ 5.

Zasoby Centralnej Bazy udostępniane są według następujących zasad:

1) sędziom i pracownikom wskazanym przez kierowników jednostek organizacyjnych sądów, za pośrednictwem sieci komputerowych sądów administracyjnych - w pełnym zakresie;

2) publicznie przez Internet - w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz na stronie internetowej Naczelnego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem CBOSA - w zakresie określonym w § 6.

§ 6.

1. Publicznemu udostępnieniu, o którym mowa w § 5 pkt 2, podlegają:

1) orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego, w tym postanowienia o przedstawieniu pytań prawnych Trybunałowi Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz Trybunałowi Konstytucyjnemu, pytań prawnych do poszerzonego składu Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz postanowienia sygnalizacyjne wydane na podstawie art. 155 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi;

2) orzeczenia wojewódzkich sądów administracyjnych kończące postępowanie w sprawie, przez które rozumie się wyroki lub postanowienia, które przez uprawomocnienie się trwale zamykają drogę do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty w tej instancji;

3) postanowienia wojewódzkich sądów administracyjnych o przedstawieniu pytań prawnych Trybunałowi Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz Trybunałowi Konstytucyjnemu, zagadnień prawnych skierowanych do odpowiedniego składu Naczelnego Sądu Administracyjnego na podstawie art. 269 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz postanowienia sygnalizacyjne, o których mowa w pkt 1;

3a) uzasadnienia zdań odrębnych orzeczeń, o których mowa w pkt 1 – 3;

4) szczegółowe informacje o orzeczeniach, o których mowa w pkt 1-3, w tym:

a) nazwa sądu orzekającego,

b) sygnatura,

c) symbol sprawy,

d) data wydania orzeczenia,

e) rodzaj posiedzenia,

f) nazwiska, imiona sędziów (asesorów, referendarzy) - ze wskazaniem sprawozdawcy i autora uzasadnienia,

g) organ, którego dotyczy sprawa,

h) sentencja i uzasadnienie orzeczenia,

i) tezy orzeczenia,

j) informację o zgłoszeniu zdania odrębnego,

k) hasła tematyczne,

l) przepisy powołane w orzeczeniu,

m) informacje o publikacji w zbiorze urzędowym oraz o glosach,

n) informacje o prawomocności lub nieprawomocności orzeczenia.

2. Ze względu na ważny interes publiczny lub uzasadniony interes stron postępowania przewodniczący wydziału orzeczniczego może wyłączyć z publicznego udostępnienia, o którym mowa w § 5 pkt 2, orzeczenia sądów administracyjnych lub ich części, w szczególności w sprawach dotyczących uchodźców, osób poszukujących azylu lub osób represjonowanych.
3. W uzasadnionych przypadkach przewodniczący wydziału orzeczniczego może skierować do publicznego udostępnienia orzeczenie wojewódzkiego sądu administracyjnego niekończące postępowania w sprawie.
4. W przypadku sprostowania lub uzupełnienia orzeczenia w trybie określonym w ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, publicznemu udostępnieniu podlega orzeczenie w brzmieniu uwzględniającym postanowienie o sprostowaniu lub orzeczenie uzupełniające wyrok albo postanowienie.

§ 7.

1. Orzeczenia, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 1-3, udostępniane są po usunięciu danych podlegających ochronie na podstawie przepisów odrębnych, zwanym dalej „anonimizacją”.

2. Anonimizacji oraz wprowadzenia do systemu OSO w celu publicznego udostępnienia dokonują:

1) w Naczelnym Sądzie Administracyjnym - pracownicy wydziałów orzeczniczych wyznaczeni przez prezesa Izby;

2) w wojewódzkich sądach administracyjnych - pracownicy wydziałów wyznaczeni przez prezesów tych sądów.

2a. Pracownicy wyznaczeni do dokonywania anonimizacji przechodzą szkolenie z zasad anonimizacji oraz są pouczani o konsekwencjach prawnych związanych z niezgodnym z prawem przetwarzaniem danych osobowych. Zaleca się, aby szkolenie przeprowadzili pracownicy Wydziału Informacji Sądowej wskazani przez Przewodniczącego Wydziału;

3.    Anonimizacji należy dokonać niezwłocznie po umieszczeniu dokumentu w systemie OSO, nie później jednak niż:

1) w terminie 3 dni – w przypadku sentencji orzeczeń;

2) w terminie 7 dni – w przypadku uzasadnień orzeczeń oraz uzasadnień zdań odrębnych orzeczeń.

4.    Prezesi Izb Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz prezesi wojewódzkich sądów administracyjnych wyznaczają pracowników do przeprowadzania kontroli i weryfikacji poprawności anonimizacji. Czynności kontroli i weryfikacji dokonuje się w terminach, o których mowa w ust. 3, liczonych od dnia dokonania anonimizacji.

5.    Warunkiem publicznego udostępnienia zanonimizowanej wersji orzeczenia jest przeprowadzenie czynności, o których mowa w ust. 4.

6.    Szczegółowe zasady anonimizacji orzeczeń sądów administracyjnych oraz uchwał Naczelnego Sądu Administracyjnego określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 8.

1. Inspektorzy ochrony danych właściwych sądów administracyjnych przeprowadzają, w zakresie ich dotyczącym, audyt poprawności przetwarzania danych osobowych w procesie anonimizacji, używając w tym celu w szczególności narzędzi informatycznych umożliwiających wyszukiwanie fraz składających się z imienia i nazwiska.

2. W przypadku stwierdzenia błędów anonimizacji danych osobowych inspektor ochrony danych niezwłocznie informuje o tym fakcie Wydział Informacji Sądowej właściwego sądu administracyjnego i właściwe jednostki organizacyjne sądu odpowiedzialne za proces anonimizacji. Jednostki, o których mowa w zdaniu pierwszym, podejmują niezwłocznie czynności w celu usunięcia stwierdzonych błędów.

§ 8a.

Wydziały Informacji Sądowej w wojewódzkich sądach administracyjnych:

1. sprawują nadzór nad prawidłowością i terminowością wpisów dokonywanych w Centralne Bazie w zakresie orzeczeń wydawanych w danym wojewódzkim sądzie administracyjnym;
2. wprowadzają do CBOSA w zanonimizowanych orzeczeniach wydanych przez sąd administracyjny, w którego strukturze funkcjonują, korekty i poprawki niezbędne z uwagi na poufność zawartych w nich danych zgłaszane przez właściwe jednostki organizacyjne i inspektora ochrony danych danego sądu lub inne podmioty, które zgłosiły naruszenie poufności danych.

§ 9.

Wydział Informacji Sądowej Naczelnego Sądu Administracyjnego:

1) sprawuje nadzór nad prawidłowością i terminowością wpisów dokonywanych w Centralnej Bazie w zakresie dotyczącym orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego;

2) prowadzi centralny słownik haseł tematycznych i centralny słownik aktów prawnych stosowanych dla potrzeb wprowadzania informacji do systemu OSO oraz wyszukiwania w Centralnej Bazie;

3) wprowadza do CBOSA, w zanonimizowanych orzeczeniach, korekty i poprawki niezbędne z uwagi na poufność zawartych w nich danych, zgłaszane przez właściwe jednostki organizacyjne Naczelnego Sądu Administracyjnego i inspektora ochrony danych lub inne podmioty, które zgłosiły naruszenie poufności danych.

4) niezwłocznie aktualizuje słowniki, o których mowa w pkt 2, na podstawie materiałów dostarczonych przez Biuro Orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego lub inne jednostki organizacyjne sądów administracyjnych;

5) wprowadza do Centralnej Bazy, na podstawie materiałów dostarczonych przez Biuro Orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego, informacje dotyczące glos, a także publikacji orzeczeń w zbiorze urzędowym orzeczeń sądów administracyjnych.

§ 10.

Wydział Informatyki w Kancelarii Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego:

1) zapewnia prawidłowe funkcjonowanie Centralnej Bazy, w tym narzędzi umożliwiających wykonywanie obowiązków, o których mowa w § 9;

2) prowadzi rejestr użytkowników Centralnej Bazy i nadaje im - na podstawie wniosków przekazywanych przez sądy administracyjne - odpowiednie uprawnienia dostępu;

3) sporządza, nie rzadziej niż raz na kwartał, okresową statystykę wykorzystania Centralnej Bazy;

4) zapewnienia automatyczną, przeprowadzaną nie rzadziej niż raz dziennie, aktualizację Centralnej Bazy orzeczeniami, uchwałami i informacjami o sprawach wprowadzanymi do systemu OSO poszczególnych sądów administracyjnych.

§ 11.

Traci moc zarządzenie nr 9 Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 11 lipca 2007 r. w sprawie utworzenia Centralnej Bazy Orzeczeń i Informacji o Sprawach sądów administracyjnych i udostępniania orzeczeń przez Internet[3].

§ 12.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2022 r.

 

Załącznik nr 1 - Zakres informacji gromadzonych w Centralnej Bazie - pobierz

Załącznik nr 2 - Szczegółowe zasady anonimizacji orzeczeń sądów administracyjnych i uchwał Naczelnego Sądu Administracyjnego - pobierz